Tras varios años trabajando en varias agencias publicitarias de Londres llegué a un punto en el que tuve que plantearme que no podía tener una vida saludable si seguía aguantando los niveles de estrés a los que el trabajo me sometía a diario. Entonces es cuando me di cuenta que realmente no «producía» prácticamente nada a pesar de tener la sensación de estar corriendo de llamada en llamada y reunión en reunión. Poco a poco, empecé a pensar cómo podría cambiar eso con varias técnicas que comencé a aplicar a diario:
1. Los meetings son una pérdida de tiempo
A la gente le encantan los meetings, y la razón es simple, no son trabajo. En un meeting puedes charlar, exponer ideas, darle rienda suelta a tu lado más creativo y eso es mucho más divertido que estar en tu ordenador haciendo números delante de una hoja de cálculo. El problema es que en las reuniones se produce muy poco y casi siempre se extienden más de lo que deberían. Hay momentos en los que no quedan más remedio que convocar una reunión en la cual necesitas que varias personas de departamentos diferentes opinen sobre cual es la estrategia que se va a seguir para llegar a un objetivo común. Si este es el caso, convoca la reunión, pero sigue estos pasos para que realmente sea fructífera y productiva.
- Apunta previamente los puntos a discutir: Entra a la reunión con una agenda con 3 o 4 puntos claros en los que hay que tomar una decisión. Asegúrate de que antes de terminar la reunión tienes respuestas para cada uno de estos puntos.
- Limita el tiempo de la reunión: Si las reuniones tienden a alargarse más de la cuenta, limita el tiempo de la reunión a 30 minutos o incluso 15 si crees que es necesario. No hay nada mejor como tener poco tiempo para usarlo de manera eficaz. Si tienes que reservar la sala de reuniones, asegúrate que la reservas justo media hora antes de otra reunión que empiece después, de esa manera hay una causa de fuerza mayor que obliga a todos los participantes a acortar sus respuestas porque el tiempo apremia.
- Stand up meetings: Si quieres llevar el punto anterior a su máxima expresión, haz las reuniones de pié. Yo comenzaba el día con mi equipo con una breve reunión en la que todos explicábamos en los que estábamos trabajando y pedíamos ayuda en caso de tener algún problema. Un stand up meeting consiste en una reunión donde todos los miembros del equipo están de pie, de esta manera, nadie se acomoda demasiado y la reunión es mucha más fluida y eficaz. En 15 minutos se pondrán encima de la mesa los argumentos principales de la reunión. En caso de necesitar más tiempo, siempre puedes convocar una reunión específica entre 1 o 2 miembros que necesiten discutir algún tema más a fondo.
2. Planea tus llamadas
De manera similar a lo que ocurre en las reuniones, es importante que antes de llamar al cliente o a uno de tus compañeros de equipo, apuntes exactamente que es lo que necesitas aclarar o comunicar en dicha llamada. Al tener un flujo claro de temas a discutir será más sencillo saltar de un tema a otro ya que has pensado y organizado previamente qué temas deben discutirse primero y usar esa información para hablar sobre los siguientes.
3. Vete a comer
Comer encima de la mesa está muy de moda, y mucho más en Inglaterra. Pasarte 8 horas seguidas sentado delante del ordenador no es solo ineficaz, si no que es contraproducente ya que no estamos estimulando a nuestro cerebro a salir de la monotonía de la tarea específica que estamos intentando solucionar.
Salir fuera de la oficina y comer alejado del ordenador es fundamental para poder ver los problemas de manera mucho más global y aumentar la creatividad a la hora de afrontarlos. Además, le estamos dando al cerebro un merecido descanso para afrontar la segunda parte del día con mucha más fuerza y productividad. Si quieres ir un paso más allá, te recomiendo que aproveches para hacer ejercicio en tu hora de comer. Media hora de ejercicio, una ducha y algo de comida hará que vuelvas a tu puesto de trabajo con la misma energía con la que llegas por las mañanas.
4. Ignora tu email
Hay vida más allá de nuestra bandeja de entrada. Desafortunadamente muchos sufrimos el síndrome de la bandeja de entrada vacía. Nuestro objetivo principal al final del día es que nuestro email no contenga ningún correo sin eliminar o clasificar en su carpeta correspondiente como algo ya gestionado. Cada vez que te llega un mail, te salta una notificación y paras de manera automática lo que estabas haciendo reduciendo tu productividad a lo largo del día cada vez que te interrumpen. Mi consejo es eliminar las notificaciones automáticas y mirar tu correo cada hora o 30 minutos en trabajos donde la reacción ante peticiones de clientes deba ser más rápida.
5. Termina lo que empieces
La multitarea es algo a lo que estamos acostumbrados en nuestra vida cotidiana. Vemos la tele con el móvil en la mesa y la tablet encima nuestra donde leemos cosas a la vez que escuchamos un programa en la tele. En la oficina, hacemos algo similar. Tenemos una presentación abierta, una hoja de cálculo, y 3 emails abiertos a la vez, y si eso no fuera poco, alguien se acerca a nuestra mesa a consultar algo con nosotros. El problema de la multitarea es que no nos permite terminar cosas y cuando queremos retomarlas, no recordamos donde lo habíamos dejado y nos cuesta 10 minutos empezar. Elimina tus notificaciones de email, cierra los documentos en los que no trabajes y aíslate para terminar esa tarea en la que estás enfrascado. Si es necesario, vete de tu puesto de trabajo y termina tu tarea en una sala vacía donde ningún compañero vaya a buscarte para interrumpirte. Una vez lo termines, comienza con la siguiente tarea y verás como tu día es mucho más productivo.