Después de varios años en diversas oficinas llegué a la conclusión de que en muchos casos, la cultura de las oficinas dan lugar a un ambiente lleno de interrupciones y por tanto baja productividad. Y puedo confirmar que esta baja productividad no ocurre solo en España.
En ciertas ocasiones que pude trabajar desde casa, observé cómo no necesitaba tanto tiempo para completar trabajos y mi lista de tareas a realizar se iba reduciendo en lugar de lo contrario. Desafortunadamente, tenía que volver a la oficina por lo que decidí implantar varias técnicas para que mi productividad mejorase todo lo posible.
1. Correo electrónico
En la mayoría de las oficinas cada vez más trabajadores son esclavos de su correo electrónico. Todo se escribe por email, todo se pide por email, todo se comenta por email…lo que supone una enorme pérdida de tiempo, sobretodo si en dichos emails hay 6 personas en copia y todos contestan con sus opiniones. Más que un email, se convierte en un desesperante grupo de WhatsApp. Quizá sería mejor una breve reunión eficaz en lugar de tantos correos cruzados.
Además, tenemos el problema añadido de que le damos prioridad absoluta al email por encima de cualquier otra cosa. En cuanto entra un email recibimos una notificación que normalmente abrimos al instante, perdiendo así el hilo de lo que estábamos haciendo.
Mi consejo es eliminar las notificaciones de Outlook cuando recibimos un correo nuevo y simplemente revisar nuestro buzón de entrada cada media hora una vez hayamos terminado la tarea en la que estuviéramos trabajando.
2. Compañeros y clientes
Lo bueno de que todos los trabajadores estén en una oficina es que tienes contacto directo con ellos y puedes comentar con ellos aspectos del proyecto en los que se requiere ir coordinados. Sin embargo, esto puede pasar a que los compañeros vayan continuamente a tu sitio de trabajo a preguntarte cosas o informarte de cambios o problemas en el proyecto común. Esto, al igual que las alertas del correo, bajará tu productividad de manera increíble.
La manera de solucionarlo es educar a tus compañeros de que la mejor manera de comentar esto es o bien mediante un correo o incluso mejor aún, mediante un gestor de proyectos tipo Slack.
De manera similar, los clientes pueden malacostumbrarse a llamarte a cualquier hora del día para hacerte una pregunta específica que les haya surgido que lleva a una conversación de 20 minutos al teléfono, perdiendo así totalmente el hilo de lo que estabas haciendo. A pesar de ser el cliente, es importante educarles para que se acostumbren a ser más estructurados en lugar de molestarte cada vez que se les ocurra alguna duda. Si tu cliente no es razonable, invéntate reuniones urgentes o deja al contestador hacer su trabajo de manera que la conversación se reduzca a 5 minutos.
3. Lugar de trabajo
No en todas las empresas será posible, pero algo que encontré muy efectivo para aumentar mi productividad, era irme de mi sitio habitual de trabajo. Si tienes un ordenador portátil, cógelo y metete en una sala de reuniones que esté vacía, dile a tu jefe que necesitas aislarte para terminar un proyecto clave para el cliente de manera que cuando los compañeros o clientes vayan a tu sitio o te llame, no estés. Nadie te molestará en la sala ya que pensarán que estás en una llamada con un cliente y podrás terminar ese dichoso proyecto con el que llevas peleándote toda la semana.