A todo el mundo le gustan las reuniones. Es la única manera legítima de escaparte de tu puesto de trabajo y dejar de pelearte con tus problemas diarios para ir a una sala a divagar sobre cómo iría mejor la empresa y todo lo que los jefes hacen mal. O quizá empieces a hablar de un proyecto concreto pero se termina hablando de lo malo que está el café de la máquina.
Lo que se con seguridad, es que hay un exceso de reuniones en prácticamente cualquier oficina ya que no se establece con anterioridad cual es el objetivo de la misma. Además, no nos engañemos, se está mejor de charla que trabajando de verdad. El problema es que estas reuniones tienen un coste increíble y reducen en gran medida nuestra productividad.
Con esto no quiero decir que las reuniones sean siempre una pérdida de tiempo, en ocasiones son positivas siempre y cuando haya un buen organizador con unos puntos concretos a tratar. Si quieres dejar de perder el tiempo en tu trabajo con reuniones infinitas, apúntate estos consejos.
1. Definir puntos a tratar
Incluso si tienes memoria de elefante, es recomendable que cuando convoques una reunión, lleves por escrito los puntos que deben ser tratados en la misma. De esta manera podrás tomar notas en cada uno de los puntos definidos sobre las conclusiones a las que se llegaron en la reunión. Además, si sale algún tema fuera de dichos puntos, tendrás claro que eso no era el objetivo de la reunión por lo que podrás evitar alargar la reunión en exceso si alguien se va por las ramas.
2. Definir un tiempo limitado de reunión
No hay nada mejor que tener un tiempo limitado para que la reunión sea productiva. Si el problema es que a pesar de tus esfuerzos por comunicar al resto que la reunión durará 20 minutos, no consigues que se respete, pon una reunión en una sala que esté ocupada media hora después, de manera que cuando llegue la hora, vengan a echaros.
Esto funciona especialmente bien en reuniones con clientes.
3. Puntos de acción con responsables y fechas
El último punto es que el responsable de la reunión anote en la libreta donde pusiste los puntos a tratar, cuales serán los puntos de acción para solucionar cada uno de los puntos expuestos.
En cada punto de acción debe de haber un responsable que vaya a trabajar en dicho punto así como una fecha límite para hacerlo. Estos responsables deben ser acordados en la misma reunión así como las fechas de implementación.
Cuando termines la reunión, manda un email a todos los presentes con los puntos de acción que has escrito en tu libreta así como las fechas acordadas con ellos.
Ahora ellos serán los responsables de que ese punto de acción salga adelante y la reunión habrá sido un éxito.